Como hacer el seating plan de tu boda

Una de las tareas más difíciles a las que se enfrentan los novios al organizar una boda es el seating plan, la distribución de los invitados en las mesas del banquete.

Tranquil@, si estás empezando a organizar las mesas de invitados para tu boda, te contamos todo lo que necesitas saber sobre el seating plan de una boda y como organizar las mesas.

¿Qué es el seating plan de una boda? 

El seating plan de una boda es la distribución de los invitados para las mesas del banquete. Es decir, quién se sienta en cada mesa y en qué orden van distribuidos en cada una de ellas.

El seating plan se organiza en formato listado, indicando el número o nombre de la mesa y la lista de invitados que se sientan en ella.

En la lista de invitados de cada mesa, el primero será el cabeza de mesa y el resto de los invitados se sentarán en el orden del listado, siguiendo el sentido de las agujas del reloj.

El día de la boda, el seating plan será un panel con unos cartelitos o alguna estructura especial, para que los invitados lo vean y puedan saber en qué mesa se sientan. Pero previamente a la boda, se trabaja con tu coordinador/a o Wedding Planner, con un plano de la sala y un documento en formato Excel. En este documento habrá el listado de invitados completo por mesas y se deberá indicar si hay algún invitado con alguna alergia o intolerancia alimentaria que se deba tener en cuenta, o alguna información importante.

¿Dónde se coloca el seating plan?

El seating plan de la boda normalmente se coloca en la entrada del salón o cerca, para que, una vez terminado el aperitivo, los invitados vean el seating plan y puedan tomar asiento en su mesa.

Para que los invitados sepan cuál es su mesa, las mesas deberán tener un mesero (o sitting) con el número de mesa (1, 2, 3, etc.), o con el nombre de la mesa. Como nombre de mesa puedes pensar alguna idea original como: nombres de ciudades a las que hayáis viajado, títulos de películas o canciones, los nombres de vuestras mascotas, etc.

En las mesas, suele haber tarjetas marca sitio para que cada invitado sepa en qué posición de la mesa se sienta. Estas pueden ser tarjetas o también pueden ser un detalle como un imán con el nombre del invitado, un llavero o algún detalle personalizado.

Como organizar el seating plan de una boda

El seating plan de boda suele empezar por la mesa de los novios o mesa presidencial. Es la mesa principal y se suele colocar en el centro del salón. El resto de las mesas irán numeradas, empezando por la mesa número 1 y hasta llegar al total de mesas de la boda.

Aunque tradicionalmente en la mesa de los novios se sienta la pareja con los padres, actualmente hay infinitas variedades de mesas presidenciales: los novios solos, los novios con las damas de honor y padrinos, una gran mesa larga con los amigos o familia más cercana, etc.

Otro aspecto de la mesa presidencial a tener en cuenta, es que se suele montar a “media luna” (mesas redondas) o solamente un lado de la mesa (mesas rectangulares), para que los novios no tengan nadie en frente y puedan ver toda la sala.

En las mesas más cercanas a los novios se suelen sentar los familiares más directos, siguiendo por los amigos, los familiares o conocidos más lejanos y en las últimas mesas se suelen colocar los niños. También habrá una mesa para el staff (fotógrafo, DJ, Wedding Planner, etc.).

Las mesas suelen ser de 8 a 10 personas, aunque también podéis juntar diferentes mesas rectangulares y hacer una mesa de 18 personas, por ejemplo. ¡Hay mil combinaciones!

Aquí tienes un ejemplo de un plano de sala del seating plan de una boda:

Ideas de seating plan originales

Hay muchísimas ideas de seating plan de boda originales, te desvelamos nuestras ideas favoritas:

• El clásico: Un panel o decorado bonito, acorde con la finca o lugar de la boda, con unos cartelitos con el número o nombre de la mesa y los invitados que se sientan en ella. Los encontrarás en nuestras fincas.

  

• Inspirado en viajes: Si os apasiona viajar, este es vuestro seating. ¿Qué te parece un seating plan inspirado en los viajes que habéis hecho o diferentes países donde habéis vivido? Podéis montar un seating plan con maletas de viaje antiguas, quizás un panel inspirado en la pantalla de vuelos de un aeropuerto o un mapa del mundo.
• Macetas: Si vuestra boda es rústica, podéis hacer un seating inspirado en el campo y realizar un seating plan con macetas, cestas campestres, flores… ¡Será de los más original!

  

• Libros: Si queréis contar vuestra historia de amor… ¿Qué os parece hacer un seating plan inspirado en libros? Cada mesa puede ser un capítulo de vuestra historia.
• Chupitos: ¡La idea más atrevida! ¿Qué te parece si el seating plan es una estantería o mesa con chupitos con los nombres de los invitados y que cada invitado beba su chupito antes de sentarse al banquete? También puedes optar por una opción sin alcohol poniendo un frasco con golosinas o una bebida sin alcohol.Seating plan de Entre Tonos Pastel Wedding Planner by North Miles

Consejos para organizar el seating plan de tu boda

• Hazlo con tiempo: Hacer la distribución de las mesas no es tarea fácil. Te recomendamos empezar con tiempo para que no tengas que correr a último momento. Pide a tus invitados que te confirmen la asistencia a la boda como mínimo 1 mes antes.
• Trabaja el seating plan con un plano de la sala del banquete: Para realizar el seating, empieza realizando un dibujo o plano de la sala sobre papel y ve distribuyendo las meas. Ejemplo: Mesa 1 (Hermanos), Mesa 2 (Primos), etc. Y después escribe el listado de invitados de cada mesa.
• Empezar por los familiares más directos: Para agilizar la tarea, un consejo es empezar por los familiares más directos y amigos más cercanos e ir ampliando el círculo. Te será mucho más fácil.
• Agrupar a los invitados: Agrupa a los invitados por grupos (amigos de la universidad, amigos de la infancia, primos, tíos y abuelos, etc.) y por edades. De esta forma, si no se conocen, pero más o menos son de la misma edad, tendrán cosas en común y facilitará la comunicación de la mesa.
• Mesas de mínimo 6 personas: Las mesas en las bodas suelen ser de 8 a 10 invitados. Aun así, puede variar en cada boda. Te recomendamos mínimo 6 personas en cada mesa para crear un ambiente distendido y que haya comunicación entre los invitados.
• Piensa en cómo será la estructura del seating plan: Una vez tengas el seating sobre papel, será el momento de pensar en cómo lo quieres el día de la boda (será lo que vean los invitados). Unos cartelitos colgados en un panel, un cuadro con las mesas, macetas, etc.
• Dale un toque personal: Normalmente, las mesas van numeradas, pero quizás lo puedes personalizar y añadir un nombre a cada mesa. Nombres de ciudades, países, plantas, etc.
• Que sea entendible y fácil de leer para los invitados: Imprescindible para que los invitados entiendan el seating rápidamente y se encuentren en su mesa.
• Colócalo cerca de la sala del banquete: De esta forma, los invitados no se olvidarán de la mesa y será mucho más fácil y entendible para ellos.
• Déjate aconsejar por tu coordinador/a o Wedding Planner: Si no sabes por dónde empezar o tienes dudas de como distribuir las mesas o los invitados no dudes en pedir ayuda a tu coordinador o Wedding Planner. Habrá visto cientos de seating plan y seguro que te dará muchas ideas.